如何加强登记档案信息分类保密管理
摘自《中国不动产》
档 案
对不动产登记档案信息的保密是物权保护原则的延伸。是不动产登记机构、不动产登记信息共享单位及其工作人员贯彻落实党和国家保密工作方针政策，将不动产登记档案信息控制在一定知悉范围内，并防止被泄露或被非法利用的行为。
由于对不动产登记档案信息的保密涉及面广、责任重大，因此加强对不动产登记档案信息的保密是国家相关部门必须认真对待并落实到位的重要课题。
本文认为，各地不动产登记机构对不动产登记档案信息保密采取分类管理应是关键所在和当务之急。
1．保密信息之分类
不动产登记档案保密信息是指不动产登记档案信息中属于国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私的相关信息。对不动产登记档案信息保密应依照相关法律、行政法规的规定。
保守国家秘密。《保守国家秘密法》规定国家秘密是关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。国家秘密受法律保护。一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保守国家秘密的义务。任何危害国家秘密安全的行为，都必须受到法律追究。
保守工作秘密。《公务员法》明确规定公务员应当履行保守工作秘密的义务。工作秘密的含义是指各级党政机关、授权管理的事业单位在公务活动中不得扩散不可公开的公务事项与信息，一旦泄密就会给本机关、单位的工作带来被动与损害。
保护商业秘密。《反不正当竞争法》规定不得侵犯商业秘密，并规定商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
保护个人隐私。《侵权责任法》规定侵害民事权益，应当依照本法承担侵权责任。并明确规定隐私权是民事权益的一种。个人隐私是指公民依法享有的不公开与其私人生活有关的事实和秘密的权利。保护个人隐私是国际惯例。在当今互联网时代，个人隐私泄露问题已引起国际社会高度关注与积极应对。
2．涉密人员之分类管理
不动产登记档案信息涉密人员是指在不动产登记业务中接触、知悉、管理不动产登记保密信息的人员。
不动产登记档案信息涉密人员可分为核心涉密人员、重要涉密人员、一般涉密人员三类。核心涉密人员是指不动产登记信息系统管理员、不动产登记信息查询结果审核人员等。重要涉密人员是指不动产登记信息查询接待人员，不动产登记资料管理人员，不动产登记审核、登簿、质量管理人员等。一般涉密人员是指不动产登记受理、发证、其他业务人员等。
对涉密人员的分类管理主要通过设置其各自不同层级和范围的不动产登记档案信息查询权限实现，以确保信息使用安全保密。核心涉密人员拥有高级查询权限，即因审核查询结果证明、数据核对、信息系统维护升级等需要，可用不动产的坐落、单元号、权证号码、登记证明号码、权利人身份证明号码以及姓名、名称在不动产登记档案信息系统中自行检索。重要涉密人员拥有中级查询权限，即因内部业务需要和对外提供查询服务，可用不动产坐落、单元号、权证号码、登记证明号码以及身份证明号码在不动产登记档案信息系统中自行检索。一般涉密人员拥有初级查询权限，即因各自岗位需要，只能用不动产坐落、单元号、权证号码、登记证明号码在不动产登记档案信息系统中自行检索。
不动产登记信息综合管理系统是涉密计算机网络，不动产登记机构可指定内部专人担任系统管理员、安全管理员、安全审计员。系统管理员主要负责不动产登记信息综合管理系统日常运行维护；安全管理员主要负责不动产登记信息综合管理系统日常安全保密管理，譬如管理用户账号与设置查询权限，对信息系统产生的日志进行审查分析等，发现异常状况，立即向上级报告；安全审计员主要负责对系统管理员、安全管理员的操作行为进行审计、监督等，以便及时发现问题，并向上级汇报。
3．保密措施之分类
1.对人方面的保密措施。
一要强化保密教育培训。不动产登记各业务人员应接受保密教育培训并签订不动产登记信息保密承诺书，以便了解保密法律法规的相关规定、熟悉各类不动产登记涉密信息的保密要求、掌握相关保密知识技能、牢记保密违法违纪责任、严格遵守信息安全保密规定。
二要设立保密监管部门。不动产登记机构应设立不动产登记信息保密监管部门并提供人力、财力、物力保障，要将不动产登记业务人员信息保密情况纳入年度考核体系；不动产登记信息保密监管部门要建立健全保密责任制，要定期排查泄密风险点，察觉隐患、立即整改，出现问题、严肃处理。
2.对物方面的保密措施。
一是管理好涉密计算机。不动产登记办公计算机和服务器作为日常的核心的不动产登记信息载体，是不动产登记信息保密管理的重中之重。其启用前应进行保密技术检测，应按照存储、处理信息的最高密级管理，不得接入互联网及其他公共信息网络，不得擅自卸载、修改安全技术程序和管理程序，不得安装来路不明的软件等。
二是保护信息共享网络。不动产登记机构应搭建两级数据库服务器，一级数据库作为内部日常业务保存读取，二级数据库与一级数据库同步，编写各种接口对外与规划、建设、财政、税务、公安、民政、金融、工商、审计、统计、社保等部门进行不动产登记有关信息互通共享；应根据共享部门各自的信息需求设置不同层级和范围的查询权限；应与共享部门签订信息安全保密协议并保存共享部门所有的信息利用痕迹，便于追责。
4．涉密风险防控点
无意泄密。在不动产登记实务中，由于个别业务人员保密意识不强、警惕性不高，于不经意间泄露不动产登记档案保密信息的情形时有发生，主要体现在：在提供咨询服务及受理登记业务时，因言语不慎导致口头泄密；因相关材料随意堆放或不慎丢失导致泄密。因此，不动产登记业务人员必须增强保密意识，提高保密警惕性。
越权查询。在接待不动产登记档案信息查询时，个别业务人员因疏于严格按照法律、法规规定的查询权限提供服务而时有泄密事件发生。主要体现在：未对申请查询的不动产权利人、利害关系人的身份证明进行审慎验核，致使非权利人、非利害关系人得以冒名和欺诈查询，进而导致泄密；未对申请查询的不动产权利人、利害关系人的查询内容进行有效控制，致使权利人、利害关系人的查询范围被随意扩大，进而导致泄密；未对执行公务的有关部门的工作人员、代理诉讼案件的律师等提交的证明材料与其要查询的信息进行关联性审查，致使其滥用查询权限，进而导致泄密。因此，不动产登记业务人员必须严格依法对外提供查询服务。
